Erste Schritte / Schnelleinstieg

Um mit guestoo Deine Events & Gäste verwalten zu können, musst Du Dich einmalig kostenlos registrieren. Fülle dazu einfach das Formular auf unserer Startseite aus, bestätige Deine E-Mail-Adresse mit dem Link in der Mail, die wir Dir schicken und schon kann es losgehen.

Wenn Dir guestoo nicht gefällt, kannst Du ganz einfach Deinen kompletten Account selbstständig wieder löschen!

Begrüßt wirst Du vom Dashboard. Hier findest Du alle wichtigen Infos auf einen Blick. Da es sich um einen leeren Account handelt, ist es jedoch noch uninteressant, wechsle daher bitte zum Menüpunkt Agentur.

In der Kurzanleitung wollen wir nur auf die wichtigsten Punkte eingehen. Wenn Du jedoch alles ganz genau wissen willst, findest Du unter "Menüpunkt Agentur" alle Details. Viele dieser Informationen kannst Du hinterher am Event individuell überschreiben.

1. Daten: Name, Logo & Kurzinfo der Agentur
   Infos, die Deine Gäste auf der Eventseite und in E-Mails von Deinen Events sehen.
2. Daten: Ansprechpartner
   Damit Dein Gast weiß, an wen er sich bei Rückfragen wenden kann. Steht auf der Eventseite und in den E-Mails.
3. Daten: Rechtliches
   Fülle bitte alle für Deinen Bereich relevanten Informationen aus. Impressum, Datenschutzbestimmungen, AGB. Wir wissen nicht, was für Deinen Fall notwendig ist, daher bieten wir hier alles an.
4. Daten: Standard Mailtexte
   guestoo verschickt zu verschiedenen Zeitpunkten (etwas bei Einladung eines Gastes, oder bei Bestätigung einer Anmeldung) E-Mails an die Gäste. Hier kannst Du standardtexte hinterlegen, die mitgesendet werden.
5. Design: Farben
   Du kannst eine Haupt- und eine Akzentfarbe festlegen. Diese bestimmen das aussehen Deiner Eventseiten und Deiner Mails an die Gäste.

Nachdem Du die Agenturdaten eingerichtet hast, kannst Du auch schon Dein erstes Event anlegen. Wechsle dazu in den Reiter "Events" und klicke auf das +.

Die meisten Felder sind selbsterklärend. Zur Sicherheit haben wir einen Tooltip an vielen Feldern hinterlegt, den Du siehst, wenn Du mit der Maus über das entsprechende Feld gehst. Hier ein paar Worte zu den Feldern, die vielleicht Fragen aufwerfen können:

• Status
  Public = Dieses Event erscheint auf der öffentlichen Eventseite von guestoo
  Privat = Erscheint nicht auf der öffentlichen Seite. Nur Leute die den Link kennen (nicht zu erraten), kommen auf die Eventseite
  Offline = Offline. Microsite des Events nicht sichtbar, keine Anmeldung möglich.
• Anmeldung zum Event
  Nur auf Einladung = Nur Gäste, die von Dir eingeladen wurden können die Microsite des Events sehen und sich anmelden
  Jeder kann sich anmelden = Jeder kann die Seite sehen, jeder kann sich anmelden
  Keine Anmeldung notwendig = Es gibt eine Microsite zum Event, ohne Anmeldebutton
• Passwortgeschützter Account
  Hier kannst Du festlegen, ob Deine Gäste ein Passwort angeben und somit einen Passwortgeschützten Account erstellen müssen oder ob er nur per Link in unseren Mails auf seinen Account zugreifen kann.  Unsere Empfehlung: Kein Passwortgeschützter Account.
• Anzahl max. Besucher / Anzahl max. Besucher pro Anmeldung
  Wie viele Gäste sind zu dem Event zugelassen (1 Gastanmeldung + 1 Begleitperson = 2 Gäste) und wenn ich mich anmelde, mit wie vielen Personen darf ich mich anmelden (2 = 1 Gast + 1 Begleitperson)?
• Zurück Link
  Z.B. Deine Homepage. Wir zeigen ein Zurück-Icon auf der Event Microsite an.
• Tags / Kampagne
  Dienen Deiner eigenen Organisation. Diese Info sieht der Gast nicht

Nachdem Du auf "Anlegen" geklickt hast, kannst Du alle Felder weiter editieren und hast die Möglichkeit Dir eine Vorschau anzeigen zu lassen.

Hier kannst Du das Erscheinlungsbild für die Microsite Deines Events anpassen. Nach dem Bearbeiten kannst Du auf das Auge klicken und siehst die Vorschau der Seite.

• Logo (unten auf der Einladung und am Ende der Event Microsite)
• Haupt- (Headlines, Balken, etc.) und Accentfarbe (Links und Buttons)
• Share-Buttons anzeigen oder verbergen

Hier kannst Du festlegen, welche Infos der Gast bei der Anmeldung angeben muss (Pflichtfeld) oder kann. Wir haben fest definierte Felder, die Du auswählen kannst und Du hast die Möglichkeit individuelle Felder anzulegen (Handycap, Fisch oder Fleisch, Foto der Katze, etc.).

Wenn Du magst kannst Du auch individuelle Einverständniserklärungen anlegen, denen die Gäste bei der Anmeldung zustimmen können oder müssen (z.B. Newsletteranmeldungen, Genehmigung die Fotos die auf dem Event gemacht wurden zu nutzen, etc.). Wie das geht haben wir im Kapitel "Einverständnisse" erklärt.

Nun kann es losgehen. Du hast 3 Möglichkeiten um sich Gäste anmelden zu lassen:

1. Gäste einladen

1. Klicke auf das +
2. Schreibe die E-Mailadressen der Gäste mit "," getrennt nebeneinadner oder untereinander in das entsprechende Feld
3. Schreib noch einen kurzen Einladungstext, damit die eingeladenen Gäste wissen, worum es geht
4. Bestätige, dass Du die Erlaubnis hast, die Gäste einzuladen
5. Absenden klicken. Fertig

Experten können Gäste auch automatisiert nach bestimmten Kriterien einladen. Dafür einfach im Gast-Einladen Dialog auf "automatisierte Einladung" gehen 

2. Microsite nutzen
guestoo generiert für jedes Event eine Microsite mit Informationen zum Event und einem dynamischen Anmeldeformular. Teile die URL der Microsite einfach auf Facebook, setze Sie in Deinen Newsletter, schreibe Sie in eine WhatsApp-Gruppe oder verlinke von Deiner Homepage darauf. Jetzt nur noch auf die Anmeldungen warten, fertig.

3. Anmeldeformular auf der eigenen Website einbinden
Falls Du das Event schon auf Deiner eigenen Website präsentierst, kannst Du auch einfach das Anmeldeformular nutzen. Den Code zum einbinden auf der eigenen Homepage findest Du im Menü rechts unter Anmeldeformular.

Profis können auch unsere API nutzen und alle Eventinfos abrufen. Details findest Du wenn Du eingeloggt bist unter dem Menüpunkt API. Zugriff auf die API gibt es per OAuth oder Token.

Nachdem Du mit den Schritten oben alles gemacht hast damit sich Gäste anmelden können, geht es nun an die Verwaltung der Gäste. 
Am Event unter dem Reiter Gäste findest Du eine Liste aller Gäste, die sich angemeldet und Ihre Anmeldung über den Link in der Bestätigungsmail verifiziert haben (um merh Übersicht zu haben, kannst Du den Filter oben rechts nutzen, um z.B. nur offene Anmeldungen zu sehen).

Nachdem die Gäste sich angemeldet haben, ist es Deine Aufgaben Ihnen zu oder abzusagen. Eine Anmeldung alleine berechtigt noch nicht das Event zu besuchen. Der Gast wartet also auf eine Antwort von Dir.

Ein Klick auf den Namen des Gastes zeigt dir mehr Details. Über das Zahnrad rechts hast Du je nach Status der Anmeldung folgende Optionen:

• zusagen
  Der Gast bekommt eine Mail mit der Zusage, inkl. Entritskarte
• absagen
  Der Gast bekommt die Absage per Mail mitgeteilt. Du kannst auch noch einen Grund angeben. Du kannst agbesagten Gästen später trotzdem wieder zusagen.
• den Gast Löschen
  Alle verbindungen vom Gast zum Event werden gelöscht.
• die Eintritskarte neu senden
  Die Zusagemail wird erneut gesendet

Gästeliste oder Gast Checkin

Wenn dann der Tag des Events gekommen ist, kannst Du Dir über das Menü rechts die aktuelle Gästeliste als PDF oder Excel-Liste exportieren.
Der einfachste Weg um einen Gast einzuchecken, ist jedoch den QR-Code auf der Eintritskarte zu nutzen. Du kannst Ihn mit jedem QR-Code scanner einscannen und siehst nach dem Login die Details zum Gast und einen Button "einchecken". Checkst Du einen Gast ein (inkl. der Info wie viele Personen erschienen sind), wird dies am Gast vermerkt. Du kannst nach dem Event eine Liste aller erschienener Gäste exportieren.

Experten können unsere Gast-API nutzen, um die Gastdaten mit Ihrem CRM abzugleichen.